Основывая риелторское агентство, владелец планируя создать работающий бизнес, рассчитывает получать прибыль. Для этого нужно продумать стратегию до мелочей – от места расположения офиса до набора персонала.
Сервис партнерских продаж Пампаду собрал и обобщил информацию о деятельности агентств по продаже недвижимости. Мы провели анализ и выяснили, какой должна быть структура агентства недвижимости.
Необходима ли четкая структура в агентстве недвижимости?
Профессионализм и инициативность сотрудников – путь к успеху для любого риелторского агентства. Но должна ли у него быть четко определена структура?
В небольших агентствах зачастую работают всего несколько сотрудников. Каждому из них приходится заниматься размещением объявлений, поиском клиентов, рекламой, подготовкой документов, проведением консультаций.
Такая работа может быть продуктивной, если агент все силы направит на одного заказчика, не будет вести других клиентов. Если же он будет сопровождать несколько объектов и одновременно искать новых клиентов, он рискует не заметить выгодные возможности, сорвать задачу, упустить заключение сделки.
Выходом из такой ситуации может стать четкое распределение обязанностей между сотрудниками агентства. Будет гораздо продуктивнее, если за одним из них будут закреплены обязанности по размещению рекламы, за другим – пополнение клиентской базы, за третьим – показ объектов.
Отличия в штате риелторских компаний
Единой структуры, одинаково подходящей любой компании, не существует. Организация персонала зависит от нескольких факторов. Прежде всего, на нее влияет объем работы.
В небольшом агентстве сотрудники могут совмещать несколько должностей. Например, директор может самостоятельно контролировать финансовые операции. Или наоборот, некоторые функции можно передать на аутсорсинг, приглашая приходящего юриста для оформления документов. А в функции агентов такой компании входят все остальные обязанности. Это общение с заказчиками, запуск рекламы, осмотр объектов, проведение показов недвижимости перед потенциальными клиентами.
Если компания имеет обширную клиентскую базу, потребуется штат сотрудников побольше. Например, потребуется должность секретаря руководителя для выполнения его личных поручений и приема посетителей. Здесь уже устанавливается структура с разделением на отделы по компетенции. За сотрудниками этих отделов закрепляются соответствующие должностные обязанности. Например, работа с жилой или нежилой недвижимостью, ипотечное кредитование, взаимодействие с арендодателями и арендаторами. Благодаря разделению рабочих процессов, команда продуктивнее введет деятельность. При этом компания способна обрабатывать разные типы задач.
С чего начать, создавая риелторскую контору
Предполагается, что руководитель компании владеет основами риелторской деятельности и сам будет контролировать все рабочие процессы.
Прежде всего, необходимо установить свою деятельность в рамках закона. OOO и ИП – популярные организационно-правовые формы агентств недвижимости в нашей стране. Помимо регистрации в налоговой инспекции на этом этапе нужно разработать устав организации – учредительный документ, регулирующий порядок работы компании.
Затем руководителю необходимо найти помещение, где будет располагаться риелторская контора. Желательно арендовать офис на первом этаже здания, обозначить его вывеской. Отдельный вход будет преимуществом при выборе помещения. Если агентство будет находиться в бизнес-центре, необходимо обозначить его расположение в здании при помощи указателей. Выбрав помещение, нужно оборудовать его мебелью, офисной техникой, приобрести канцелярские принадлежности для работы.
Затем нужно выбрать стратегию продвижения услуг, поиска клиентов. С этой целью можно использовать различные маркетинговые инструменты – от размещения рекламы в печатных изданиях до разработки собственного сайта. Теперь можно переходить к созданию организационно-штатной структуры.
Итак, создавая компанию руководителю нужно набрать персонал. Конечно, любой работодатель заинтересован нанять сотрудников с опытом, устоявшейся репутацией, наличием собственной клиентской базы. Но в агентства часто набирают людей, не имеющих опыта. Планируется самостоятельно их обучить, «вырастить» под себя.
Набирая в штат риелторов, нужно обдумать их мотивацию. Стимулом станет достаточная зарплата или установленный процент от сделок. Также можно предусмотреть премию за достижение в работе установленных показателей и другие доплаты. Не стоит забывать о создании дружественной атмосферы в коллективе, обустройстве комфортного рабочего места для каждого агента.
Проводя собеседование с кандидатом на должность риелтора, стоит обсудить с ним его будущие должностные обязанности. Для этого стоит заранее спланировать объем работ, который будет возлагаться на конкретного сотрудника.
В общем случае риелторское агентство предусматривает наличие таких должностей:
- Директор;
- Заместитель директора;
- Руководитель отдела;
- Риелтор;
- Юрист;
- Бухгалтер;
- Маркетолог;
- Аналитик;
- Секретарь.
Для каждой вакансии необходимо составить перечень обязанностей – должностную инструкцию сотрудника. Ознакомившись с ней, сотрудник будет понимать, какие функции на него возлагаются.
Виды штатных структур
Можно выделить типовые структуры агентств недвижимости. Они доказали действенность на практике.
Линейная
Для такой структуры характерна четкая иерархия должностей с подчинением вышестоящему звену. К примеру, начальники отделов лично контролируют сотрудников своего подразделения, несут за их работу ответ перед директором. Такая схема организации работы подходит для средних и развитых агентств недвижимости.
Функциональная
Этот вид характеризуется прямым подчинением руководителю всех сотрудников. Каждый из них отвечает за определенный участок задач. Такая структура может применяться в небольшом рабочем коллективе. При увеличенном штате сотрудников такая модель применяется редко.
Линейно-функциональная
Эта схема основана на принципе единоначалия. При этом руководители отделов могут принимать решения по компетенции, согласовывая действия с директором.
Изменения в структуре агентства недвижимости
Схема организационной структуры агентства недвижимости утверждается при его создании. Но это не значит, что ее нельзя будет изменить. Необходимость корректировки может возникнуть в процессе риелторской деятельности. Это может быть обусловлено влиянием следующих факторов:
- Увеличением или снижением объемов задач;
- Потребности в дополнительных сотрудниках;
- Расширением или изменением сферы деятельности.
Причиной к изменению штатной структуры может стать также снижение прибыли, передел обязанностей между сотрудниками и необходимость сокращения персонала. К сожалению, в период кризисов часто происходит спад рынка недвижимости. Такие обстоятельства могут возникнуть в любой компании.
Обязанности сотрудников
Каждая должность в агентстве предполагает выполнение списка задач. Их необходимо закрепить перечнем обязанностей работника. Эти списки могут отличаться у отдельных сотрудников, даже в пределах одного отдела. Все обязанности должны быть определены в рамках риелторской деятельности. К задачам работников относятся:
- Обработка заявок от клиентов,
- Заключение договора об оказании услуг;
- Обсуждение плана действий, взятых обязательств;
- Осмотр и показ объектов;
- Размещение объявлений, рекламы;
- Составление и сбор документации;
- Юридическое сопровождение сделки;
- Проведение расчетов с клиентами.
Возлагая на сотрудника обширный перечень обязанностей, работодателю стоит убедиться, что тот справится с поставленным объемом задач. В противном случае его деятельность окажется непродуктивной. В результате чего может пострадать репутация агентства, а владелец лишиться прибыли. Этой проблемы легко избежать, установив среди персонала четкое разделение обязанностей.
Подведем итог. Чтобы агентство продуктивно работало, приносило владельцу прибыль, важно заранее составить схему его организационной структуры. Нужно запланировать объем работ, обязанности отдельных сотрудников. Тогда компания будет пользоваться доверием среди клиентов, станет популярной.
Хотите получать ещё больше дохода от риелторства?
Сервис Пампаду предоставляет риелторам и агентствам по продаже недвижимости возможность увеличить свой заработок. Совмещая риелторскую деятельность с участием в партнерской программе, можно получить дополнительный доход или прибавку к зарплате.
Стать нашим партнером легко – вы регистрируетесь на нашем портале и сразу получаете доступ в личный кабинет, в котором отображаются все действующие предложения для сотрудничества. Среди них представлены различные офферы. На сайте можно найти предложения по страхованию, банковским услугам, подбору персонала.
Участвуя в партнерской программе ипотечного страхования, можно получать комиссионные выплаты до 60%. Сотрудничать с нами выгодно и вам, и вашим клиентам – они могут оформить страхование ипотеки по сниженной ставке, не тратя времени на поиск решения.
