То, с чем сталкивается любой эйчар, пришедший работать в отдел кадров, — КДП. Его должны обеспечить все организации, нанимающие работников. Рассказываем, КДП — что это в кадрах (расшифровка простыми словами), для чего нужно.
КДП ведется во всех организациях, где есть хотя бы 1 наемный сотрудник. КДП подразумевает:
- кадровый документооборот;
- ведение архива;
- переписку по вопросам, связанным с трудовой деятельностью.
Сервис партнерских продаж Пампаду поможет разобраться в этом вопросе.
Что такое КДП в кадрах: расшифровка аббревиатуры
Расшифровка аббревиатуры «КДП» в кадрах проста: кадровое делопроизводство.
КДП в кадрах — это комплекс работ, связанных с управлением персоналом и учетом сотрудников. Включает в себя действия я кадровой документацией:
- Создание.
- Ведение.
- Систематизацию.
- Хранение.
Под кадровым делопроизводством понимается документооборот, связанный с работниками компании. Его должны обеспечить все работодатели, имеющие наемных сотрудников.
Вести бумаги, файлы, касающиеся сотрудников, нужно для того, чтобы:
- Фиксировать движения, перемещения работников.
- Закреплять трудовые отношения.
- Соблюдать права коллектива.
- Располагать данными о штатной численности.
- Иметь сведения о трудовой деятельности работников.
- Предоставлять государственным органам предусмотренную законом отчетность.
Документы членов трудового коллектива могут вестись в привычном виде, то есть на бумаге. А могут в электронном формате. Однако государство предлагает бизнесу отказаться от бумаг, а перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Так, с 2021 года сотрудникам, впервые принятым на работу, трудовые книжки открывают исключительно как электронные файлы.
Задачи по организации, ведению кадрового документооборота выполняются работниками HR-отдела. Но могут быть делегированы других исполнителям.
Отдел кадров: какую документацию включает КДП
Оформляя файлы, бумаги работников, фирма руководствуется требованиями ТК РФ, ряда нормативных актов. Они регламентируют:
- Заполнение, хранение трудовых книжек.
- Ведение воинского учета.
- Обработку персональных данных членов коллектива.
Система файлов, бумаг коллектива включает виды документации:
- Приказы, распоряжение по персоналу.
- Личные карточки сотрудников.
- Должностные инструкции.
- Трудовые книжки работников.
- Табели учета рабочего времени.
- Согласия сотрудников на обработку персональных данных.
- Прочее.
Предусмотренные правилами файлы, бумаги можно разделить на 3 группы:
- Обязательные для ведения на предприятиях.
- Рекомендованные, которые ведутся по усмотрению руководителя.
- Обязательные для определенной категории предприятий. Связаны с условиями работы или спецификой деятельности.
К обязательным относятся:
- Штатное расписание предприятия.
- Трудовые договоры с работниками.
- Ежегодный график отпусков.
- Положение об учете персональных данных.
- Инструкция об охране труда.
Необходимы при выполнении определенного ряда работ:
- График сменности.
- Положение о хранении коммерческой тайны.
- Журнал прохождения медосмотров.
- Прочее.
По усмотрению руководства могут оформляться такие бумаги, как инструкция по кадровому делопроизводству. Этот внутренний регламент не относится к обязательным. Но упрощает КДП. Помогает придерживаться установленных правил.
Фирма ведет файлы, бумаги, касающиеся сотрудников. Некоторые оформляют и иную документацию. Например, журнала регистрации трудовых договоров. При этом руководства организации должно утвердить шаблоны, которые ведутся на добровольной основе.
Ведение КДП: что это такое в кадрах микропредприятий
Законом от 03.07.2016 № 348-ФЗ предусмотрен упрощенный кадровый учет для микробизнеса. Получить статус микропредприятия (МКП) могут ИП, организации, соответствующие критериям:
- Численность штата не более 15 сотрудников.
- Годовой доход не выше 120 млн. руб.
- Кроме этого, оговариваются наличие доли уставного капитала компании; доля акций, принадлежащая тем или иным организациям.
Статус МКП фиксируется. Для этого существует отдельный реестр ФНС. Также необходимо, чтобы типовой трудовой договор содержал упоминание о статусе МКП. Туда включают сведения о режиме рабочего времени, должностных обязанностях, зарплате…
МКП могут отказаться от ряда локальных документов:
- Правил внутреннего трудового распорядка.
- Положения об оплате труда, премировании.
- Графика сменности.
- Положения о служебных командировках.
Однако упрощение учета не означает, что можно отказаться от всех HR-документов. Так или иначе, бумаги, цифровые файлы, касающиеся сотрудников, ведутся в любой компании. Даже если там работает пара человек.
КДП в кадрах: что это значит в плане юридической ответственности
Соблюдение фирмами правил оформления файлов, бумаг персонала контролируют:
- Государственная инспекция труда.
- Другие надзорные органы.
Документы по любому члену коллектива организации могут затребовать ФНС и СФР. Когда обнаруживаются ошибки при заключении трудовых договоров или обработки персональных данных работников, организацию могут оштрафовать.
Размер штрафов за отсутствие обязательных документов по персоналу оговорен частью 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ. Фирма нарушает трудовое законодательство? Не соблюдает правила работы с файлами, бумагами, касающимися коллектива? Это может повлечь за собой не административную, а уголовную ответственность.
Кому из кадровиков нужно знать КДП
Рекрутерам кадровых агентств или фрилансерам необязательно знать правила работы с личным делом сотрудников. К их функциям относятся поиск и подбор персонала. Организация найма, оформления ложится на плечи работодателя, к которому направляют соискателя. Но если HR-менеджер решит устроиться в отдел кадров компании, то без знания правил оформления документов не обойтись.
Работники, за которыми закреплено ведение файлов, бумаг коллектива, отвечают за:
- Несоблюдение правил, сроков подготовки HR-документов.
- Нарушение правил, сроков предоставления отчетности.
- Нарушение локальных нормативных актов по управлению персоналом.
- Невыполнение прямых обязанностей в соответствии с должностной инструкцией.
- Несоблюдение трудового законодательства. В том числе оформление, выдачу работникам бумаг, файлов. Пример — не вручили сотруднику экземпляр трудового договора с подписью, печатью.
Для ведения бумаг, файлов, касающихся работников, компании могут прибегать к аутсорсингу. Для этого заключают договор со сторонней организацией, предоставив доступ к личным делам членов коллектива и процессам. Такой подход обходится дешевле, чем содержание собственного отдела кадров. Важно, чтобы договор четко описывал меры за несоблюдение правил ведения документации.
Как эйчару зарабатывать больше
Рекрутеры-фрилансеры, штатные кадровики, HR-аутсорсеры могут получать доход, участвуя в партнерских программах по подбору персонала. На платформе Pampadu найдете предложения работодателей, ищущих людей в штат на массовые вакансии. Подюирая персонал для этих предприятий, получите агентское вознаграждение.
Работа на сайте не требует вложений, не предусматривает плана по закрытию вакансий. Агент может сотрудничать с неограниченным числом партнеров, выбирая HR-офферы.
Размер дохода на площадке Пампаду зависит только от вашей способности находить и мотивировать соискателей. При этом выплаты за одного трудоустроенного сотрудника могут достигать 30 тыс. руб.!