Найм бывает долгим, не эффективным и изматывающим. А времени на него у бизнеса категорически не хватает. В таких случаях можно обратиться к аутсорсингу и аутстаффингу — разница между ними определяется вашими целями.
В этом материале Мария Стародубцева из команды Pampadu объясняет, как работают эти формы найма, в каких случаях они будут полезны и как заключить договор аутстаффинга.
Что такое аутстаффинг
Аутстаффинг — это найм сотрудников через компанию-посредника. Но не HR-компанию, а подрядчика-аутстаффера, который нанимает нужного специалиста.
Как работает аутстаффинг персонала
Заказчик услуги заключает договор с аутстаффинговой компаний, а она нанимает специалистов по трудовому договору, платит им зарплату, а государству — налоги и страховые взносы.
Простыми словами, обращаясь в организации аутстаффинга, вы делегируете задачи специалисту, но не нанимаете его в собственный штат.
В России аутстаффинговые компании — это частные агентства найма, которые получили соответствующую аккредитацию Федеральной службы по труду и занятости.
Аутстаффинг — отличное решение в том случае, если вам срочно нужны сотрудники, но нет времени на поиск и отбор кандидатов, а также если специалисты нужны на время, например, проверить гипотезу, запустить срочный проект или открыть новую точку.
Где используется аутстаффинг
Аутстаффинг может применяться в бизнесе любой сферы, но наиболее распространен в IT, финансах, розничных продажах, рекламе, логистике и строительстве.
Особенной популярностью этот формат найма пользуется в сезонном бизнесе, когда объем работы зависит от времени года и постоянно иметь много людей в штате не выгодно.
Также аутстаффинг отлично подходит тем, кто хочет проверить спрос на новый проект, но не готов нанимать команду до того, как он «выстрелит».
HR: Вакансии
Курьер в Яндекс.Еда/Яндекс.Лавка
EPC 23,44 ₽
EPL 322,87 ₽
CR 7,26%
AR 3,83%
до 35 471 ₽
+351 
HR: Вакансии
Курьер/Повар-кассир в Burger King
EPC 10,59 ₽
EPL 78,34 ₽
CR 13,52%
AR 0,51%
до 15 840 ₽
+158
HR: Вакансии
Работа в Т-Банке (Массовый набор)
EPC 4,13 ₽
EPL 147,69 ₽
CR 2,79%
AR 1,76%
до 7 875 ₽
+78
HR: Вакансии
СберМаркет // Вакансии
EPC 2,56 ₽
EPL 10,45 ₽
CR 2,79%
AR 0,23%
до 4 875 ₽
+48
Как происходит оформление сотрудников через аутстаффинг
Оформление сотрудников через аутстаффинг происходит проще и быстрее, так как юридические аспекты найма берет на себя компания-посредник, а заказчик заключает только один договор с ее юридическим лицом. Разбираем процесс от постановки задачи до делегирования по этапам.
1 этап: Постановка задачи и заключение договора с аутстаффинговой компанией
Кто участвует в аутстаффинге
В аутстаффинге участвуют компания-заказчик (тот, кому нужен исполнитель задачи), компания-посредник (аутстаффер) и специалист (исполнитель услуги).
Перед наймом сотрудников стороны подписывают договор на предоставление персонала, где прописывают:
- Какие специалисты нужны (должности, квалификация).
- Условия работы (график, оплата, длительность).
- Финансовые условия (стоимость услуги аутстаффинга, порядок расчетов).
- Ответственность сторон.
2 этап: Подбор сотрудников
Он может проходить по 2 схемам:
- Заказчик сам находит нужные кадры и передает аутстаффинговой компании, чтобы не оформлять их самостоятельно.
- Аутстаффинговая компания подбирает сотрудника по требованиям заказчика.
3 этап: Оформление трудовых отношений
Компания-аутстаффер заключает трудовой договор с сотрудником, при необходимости могут быть подписаны дополнительные соглашения о порядке работы у заказчика услуги.
В договоре прописывают зарплату, условия работы и порядок взаимодействия с заказчиком.
4 этап: Интеграция сотрудника в компанию заказчика
Сотрудник получает доступ к необходимым инструментам коммуникации (почта, CRM-система, планер) и работы (специализированные программы), проходит инструктаж и выясняет подробности задания.
5 этап: Расчеты и налоги
Аутстаффинговая компания начисляет зарплату, платит НДФЛ, страховые взносы. А заказчик переводит провайдеру сумму зарплаты специалиста и комиссии за услугу.
Если исполнитель не подошел:
- Если сотрудник не подошел, то аутстаффинговая компания обычно заменяет его без увольнения.
- Если проект завершен, сотрудника переводят на другой заказ или увольняет.
Какие юридические документы нужны для аутстаффинга
Правильно оформленные документы — минимум риска для обеих сторон. Делимся списком необходимых договоров.
Договоры между компанией-заказчиком и аутстаффинговой компанией: договор возмездного оказания услуг (или договор предоставления персонала) и дополнительное соглашение с четким описанием условий сотрудничества.
В договоре должны быть: предмет договора (какой персонал предоставляется), права и обязанности сторон, порядок расчетов, ответственность за налоговые и трудовые обязательства, условия замены персонала, конфиденциальность, порядок расторжения договора.
Документы по сотрудникам: трудовой договор между работником и аутстаффинговой компанией, допсоглашение о порядке работы у заказчика, приказ о приеме на работу и трудовая книжка, а также согласие на обработку персональных данных и NDA при необходимости.
Финансовые документы: акт выполненных работ (ежемесячный), счет на оплату, платежные поручения, отчеты по налогам и взносам.
Зачем нужен аутстаффинг — плюсы для бизнеса
Аутстаффинг — стратегический инструмент для гибкого управления персоналом, который позволяет минимизировать риски и сэкономить средства и время.
Снижение затрат на персонал
В случае найма через посредника бизнесу не нужно нанимать HR-специалиста для поиска сотрудника и юриста для оформления документов и отчетности.
Кроме того, расходы на социальный пакет, больничные и отпуск, а также связанные с наймом налоги ложатся на плечи аутстаффинговой компании.
Гибкость и масштабирование
Вы можете увеличивать или сокращать команду под конкретных проектов без рисков и споров, связанных с увольнениями сотрудников.
Отсутствие юридических вопросов
Возможные проверки трудовых инспекций и любые разбирательства будут касаться только компании-аутстаффера.
Найм узких специалистов
Через аутстаффера намного проще и быстрее найти сотрудников редкой специализации, так как в большинстве у них уже есть необходимая база аутстаффинг сотрудников. Более того, перед наймом компания-аутстаффер самостоятельно протестирует их и проверит соответствие вашим критериям.
Контроль процессов
Так как исполнитель становится частью вашей команды, вы можете полностью контролировать процессы и корректировать его работу в процессе, а не просто получать готовое задание.
Какие есть минусы и риски у аутстаффинга
Делегирование сопряжено с рисками. В случае аутстаффинга они связаны с тем, что при выборе исполнителя вы полагаетесь на компанию-посредника.
Зависимость от аутстаффера
Аутстаффинговая компания самостоятельно подбирает сотрудника на основе пожеланий и может что-то не учесть, а результат скажется на бизнесе.
Кроме того, если аутстаффинговая компания обанкротится или разорвет договор, сотрудники могут исчезнуть.
Низкая вовлеченность сотрудников
Работники на аутстаффе не чувствуют себя частью компании, поэтому могут проявлять меньше инициативы и холоднее относиться к задачам. Повышается риск текучки в коллективе.
Утечка данных
Сотрудник на аутстаффе не подписывает NDA с вашей компанией (только с провайдером), поэтому всегда есть риск его ухода с данными.
Вы можете снизить риски, связанные с аутстаффингом, на этапе выбора компании-посредника. Обращайте внимание на их опыт и репутацию и прописывайте в договоре ответственность за налоги и штрафы, а с исполнителями заключайте дополнительный NDA напрямую.
Законодательные ограничения аутстаффинга в России
В России аутстаффинг легален, но с 2024 года запрещен для государственных и муниципальных компаний, опасных производств (нефтехимия, атомная промышленность), образовательных и медицинских организаций.
Компании из других сфер могут прибегать к использованию аутстаффинга, соблюдая условия:
- Найм возможен только через аккредитованные компании (реестр Минтруда).
- Срок найма составляет не более 9 месяцев для одного сотрудника.
- Не более 10% штата заказчика могут быть наняты через аутстаффинг.
При этом в договоре необходимо указать основания для аутстаффинга (временное увеличение работ, сезонность), сроки работы, функциональные обязанности.
Также за нарушения законодательства предусмотрены штрафы
За нелегальный аутстаффинг компания заплатит от 500 тысяч до 1 млн рублей.
За нарушение указанных сроков — штраф от 50 до 100 тысяч рублей.
Чем отличается аутстаффинг от аутсорсинга
В найме персонала есть похожее слово — аутсорсинг. Это тоже делегирование, но не задач работнику, а целой сферы деятельности компании.
Пример аутстаффинга: при запуске сайта можете нанять разработчика или дизайнера у другой компании, которые помогут его создать и подключить.
Пример аутсорсинга: если хотите создать аккаунт в социальных сетях и развивать его, то есть нужны сотрудники (смм, дизайн, копирайтинг, фото, видео, реклама) на продолжительное время, то вы можете купить услугу ведения соцсетей у смм-агентства и делегировать ему эту сферу бизнеса.
Когда выбрать аутсорсинг, а когда аутстаффинг
Выбор между аутсорсингом и аутстаффингом зависит от задач, которые нужно решить бизнесу.
Аутсорсинг подходит в тех случаях, когда:
- Готовы передать целый процесс или функцию (бухгалтерию, смм, тех поддержку).
- Не хотите или не можете контролировать каждый этап работы и обучать сотрудников.
- Важен результат, а не исполнитель.
Аутстаффинг стоит выбрать, если:
- В команду нужны конкретные специалисты, но оформить их в штат возможности нет.
- Хотите сохранить контроль над бизнес-процессами в каждом отделе.
- Планируете срочно масштабировать команду.
Иногда можно использовать и аутсорсинг, и аутстаффинг одновременно.
Например, ритейлер может отдать колл-центр и доставку на аутсорсинг, а менеджеров по продажам нанимать через аутстаффинг, чтобы сохранять контроль за их работой.
Таким образом, оба варианта помогут сэкономить время и деньги через делегирование, но работают лучше в разных ситуациях. А выбор зависит от того, какую часть контроля за процессами хотите сохранить.
Как выбрать аутстаффинговую компанию
Выбор надежной аутстаффинговой компании — один из факторов успеха проекта и безопасности бизнеса. Собрали советы команды Pampadu.
- Проверяйте юридическую репутацию компании:
- Лицензии и аккредитации.
- Срок работы на рынке.
- Чистая история в ФНС и трудовой инспекции.
- Наличие собственного юрлица.
- Оценивайте финансовую устойчивость: годовой оборот, наличие страховки, схема расчетов.
- Обращайте внимание на опыт в конкретной сфере бизнеса: наличие кейсов, база специалистов, количество клиентов.
- Уточните, как устроены внутренние процессы найма.
Кроме того, при выборе аутстаффера оценивайте условия сотрудничества и их прозрачность. Важно, чтобы комиссия была фиксированной, а замена персонала гарантированной и быстрой.
Как проверить лицензию и репутацию подрядчика
Проверить документы и репутацию аутстаффинговой компании можно через российские официальные ресурсы. Делимся подборкой сайтов.
Аккредитация Минтруда
Реестр Минтруда в открытом доступе https://rosmintrud.ru
В разделе «Аккредитованные компании» посмотрите дату аккредитации (она действует 5 лет) и отсутствие информации о приостановке или аннулировании лицензии.
Юридическая чистота компании
Посмотреть учредителей и уставной капитал можно на сайте ЕГРЮЛ (ФНС) https://egrul.nalog.ru
Проверить отсутствие судов по трудовым спорам, налогам и зарплатам — в картотеке арбитражных дел https://kad.arbitr.ru
Репутация
Будет не лишним почитать отзывы на компанию на профессиональных платформах, сайтах-отзовиках и в телеграм-чатах. Обращайте внимание на срок работы на рынке, реальные кейсы и отсутствие споров с заказчиками и специалистами в найме.
Наличие банковской гарантии и отсутствие задолженностей
Первое должна предоставить компания, а второе можно посмотреть на сайте ФНС.
Как эйчарам зарабатывать на Pampadu
Pampadu — это платформа партнерских продаж, на который HR-специалисты могут зарабатывать в свободное время. Для работы нужны только устройство с выходом в интернет и регистрация на сайте.
На платформе Pampadu вы можете зарабатывать, закрывая массовые вакансии от крупнейших работодателей по всей стране. Вознаграждение начисляется за подтвержденные действия кандидатов — от подачи заявки до выхода на работу и активности — и может достигать до 30 800 руб за одного кандидата. В базе более 167 HR-офферов, выплаты производятся быстро после подтверждения, а средний доход на платформе выше рыночного на 20%.